Lansman takımı rol tanımı yaparken sık yapılan hatalar
Lansman takımı rol tanımı yaparken sık yapılan hatalar
İlk lansmanımda, takımı oluştururken kimin ne yapacağını yazıya dökmediğim için kaos yaşadık. Bir e-postanın kime gideceğini, sosyal medya yayınlarını kimin hazırlayacağını, beta kullanıcılara kimin cevap vereceğini kimse bilmiyordu. O günleri hatırlayınca, rol tanımı yapmadan lansmanı başlatmanın ne kadar tehlikeli olduğunu anlıyorum. Bugün size yaptığım hataları yaşamamanız için yardımcı olmak istiyorum.
Çok genel tanımlar yapmak
"Sen pazarlamadan sorumlusun" demek, hiç tanım yapmamakla aynı şey. Pazarlama çok geniş bir alan. Biri sosyal medyayı düşünüyor, diğeri basın bülteni yazıyor, üçüncüsü e-posta dizisinden sorumlu olacağını zannediyor. Sonuç? Hiçbir şey yapılmıyor ya da hepsi aynı anda yapmaya çalışıyor.
Rol tanımlarını spesifik tutun. "Sosyal medya paylaşımlarını 9-17 saatleri arasında günde üç kez yapacak" demek çok daha net. "Pazarlamada çalışıyor" yerine "LinkedIn'de hedef müşterilere birer birer mesaj atacak" deyin. Her kişi için hangi görevleri yapacağını, ne zaman yapacağını ve kim onaylaması gerektiğini açık tutun.
Tek kişiye fazla sorumluluk yüklemek
Lansmanın çok kritik bir dönem olduğunu biliyorum. Ama bir kişiye beş farklı görev vermek o işleri yarım bırakmak demek. İlk lansmanımda pazarlamadan sorumlu kişi aynı zamanda müşteri desteğini de yapacağı için, hem e-posta kampanyası hazırlamadı hem de müşteri mesajlarına geç cevap verdi.
Her role en fazla iki-üç temel görev verin. Biri yoğun olup diğer görevleri yapamayacak duruma düşerse, yedek kişi veya çok net öncelik sırası belirleyin. Lansman öncesinde, lansman sırasında ve sonrasında kimin hangi görevi öncelik vereceğini yazın.
İletişim kanalını tanımlamadan başlamak
Takım rol tanımı yaparken, herkese "acil durumda Slack'te atalım" demek yeterli değil. Slack'te mi? E-posta mi? Günlük standup meeting'inde mi? Hangi konular için acil kabul ediliyor? Lansmanın ilk gününde, herkes farklı kanalla iletişim çalışıyor, bazı kararlar erteleniyor.
Yazılı bir iletişim planı yapın. "Bu türde güncellemeler Slack genel kanalına", "teknik sorunlar #product-technical'a", "kampanya kararları haftalık Pazartesi toplantısında" gibi net kurallar koydunuz mu kontrol edin.
Onay yetkisini tanımlamadan bitmek
Sosyal medya metni hazırlandı, ama kim onaylayacak? Basın bülteni yazıldı, hangi aşamada kurucuya gösterilecek? Tanımlamadan başladığınızda, herkese aynı anda sorular yağar ve her şey yavaşlar.
Her role "sen yazarsın, X onaylar, Y yayınlar" şeklinde net bir yapı verin. Kanban tahtası veya basit bir tablo, görevin hangi aşamada olduğunu gösterir.
Takım dışı sorumlulukları unutmak
Dahili takımı mükemmel tanımlıyorsunuz ama freelancer, danışman, ortaklarla çalışıyorsanız, onların rolleri de yazmak gerekiyor. Bir tasarımcı başlık görseli yapacak ama ne zaman? Onu kimse hatırlamıyor, lansmanın iki gün öncesinde "ah, burada hala görsel yok" diyorsunuz.
Dış katkı sağlayanları da listeye ekleyin. Onlardan ne istediğinizi, ne zaman istediğinizi, kime teslim edeceklerini belirtiniz.
Zaman dilimleri ve vardiya sistemini göz ardı etmek
Takım farklı şehirlerdeyse veya zaman dilimindeyse, bu da rol tanımına yazılmalı. Lansman gün ortasında olursa, bir şehirdeki takımın uyku saatine denk gelebilir. Hangisi canlı olacak, hangisi danışman olacak, hangisi etkinlikten sonra işlemi kontrol edecek?
Zaman dilimleri nedeniyle görevleri dengeleyin ve vardiya sistemine alışın.
Başarı metriklerini rol tanımına dahil etmemek
Sosyal medya sorumlusu kaç takipçi hedefliyor? E-posta sorumlusu kaç tıklanma hedefliyor? Tanımlamadan başladığınızda, herkes kendi başına çalışıyor, nelerin mesai olduğu belirsiz kalıyor.
Her role küçük ama ölçülebilir hedefler verin. "3 platformda toplam 500 yorum" veya "e-posta açılma oranı %25 üstü" gibi.
Sık Sorulan Sorular
Çok küçük bir takımım var. Rol tanımı hala lazım mı?
Evet, hatta daha da lazım. İki kişi olsanız, kimin e-posta, kimin pazarlamadan sorumlu olduğu net olmalı. Yazılı olması, ileriki lansmanlar için de referans olur.
Rol tanımı yazdıktan sonra değişebilir mi?
Kesinlikle. Lansman sırasında beklenmeyen durumlar çıkar. Ama değiştiği zaman herkese hızlı bir mesajla yeni durumu bildirin.
Rol tanımı belgesini nerede tutsam iyi olur?
Bütün takımın ulaşabileceği bir yerde: Google Doc, Notion, Slack dosya paylaşımı veya basit bir e-tablo. Lansmanın başından sonuna her an bakmak için ulaşılabilir olmalı.