Lansman etkinliği sponsor yaparken sık yapılan hatalar

Kısa Cevap

Lansman etkinliği sponsor yaparken en sık yapılan hatalar; yanlış hedef kitleye sahip sponsor seçimi, bütçe planlamasında gevşeklik, sponsorluk anlaşmasını yazılı şekilde düzenlememe ve etkinlik sonrasında sponsor ilişkisini ihmal etmektir. Bu hataları önlemek için sponsor seçiminde disiplinli olmak, net KPI'lar belirlemek ve iş birliğini başından sonuna kadar sistematik yönetmek gerekiyor.

Yanlış Sponsor Profili Seçmek

Gördüğüm en büyük hatalardan biri, lansmanın hedef kitlesiyle alakası olmayan şirketlerle sponsor olmak. Mesela mobil uygulama lansmanı yapıyorsan, tamamıyla farklı sektörde bir sponsor bulmuş olmak işe yaramaz. Sponsor, sadece para veren değil; sizin kullanıcılarınıza doğrudan erişim sağlayan biri olmalı.

Sponsor seçerken ben her zaman şu soruları sorarım: Bu şirketi benim hedef kullanıcım zaten kullanıyor mu? Aralarında doğal bir bağlantı var mı? Sponsor, kendi müşterilerine bunu tavsiye etmek isteyecek mi? Eğer bu soruların hepsine "evet" diyemiyorsan, o sponsor için çaba harcama. Daha iyi seçenekler vardır.

Bütçe Koyutunu Açıkça Tanımlamama

Sponsor olmak istediğin şirketle ilk görüşmede "Ne kadar para lazım?" sorusunu net şekilde cevaplamadığında işler karmaşıklaşıyor. Belirsizlik, sponsor tarafını da size karşı güvensiz hale getiriyor.

Etkinliğin maliyetini tam olarak hesapla. Mekan, catering, ses sistemi, pazarlama, personel — hepsini yaz. Sonra sponsorlar bu toplam içinde hangi kısımı karşılayacak, bunu açık şekilde ifade et. Örneğin: "Etkinlik maliyeti 50 bin lira. Altın sponsor 25 bin lira, gümüş sponsor 12.500 lira, bronz sponsor 5 bin lira." Bu netlik, işi hızlandırır.

Sponsorluk Anlaşmasını Yazılı Yapmamak

Söz konusu para olunca, her şey yazılı olmalı. Ben de başlarda yaşadığım bir ders: bir sponsor "Evet, katılacağız" dedi ama etkinliğin 3 gün öncesinde çekildi. Yazılı anlaşma olmadığı için hiçbir yasal zemine dayanamadım.

En azından bir mail yazarak onaylat: sponsor ne kadar ödeyecek, ne zaman ödeyecek, karşılığında ne alacak (logo yerleşimi, etkinlikte konuşma hakkı, sosyal medya duyurusu vb.). Şartnameleri yaz. Bu hukuki bir koruma sağlamaz ama iki tarafın da beklentisini açık tutar.

Sponsor Değer Karşılığını Zayıf Sunmak

Sponsor sadece logo görmek istemez. Onlar kendi hedeflerine ulaşmak istiyor. Eğer etkinliğinizde 500 kişi varsa ve bunların %80'i sponsor'un hedef kitlesi ise, bunu açıkça anlat. Sponsor'un ürününü etkinlikte tanıtma fırsatı var mı? Konuşma slotu olabilir mi? Booth yeri olabilir mi?

Çok yüksek beklentilerde bulunma ama gerçekçi ve somut değer sun. "Sizin hedef pazarınızın tam 400 kişisi bu etkinliğe katılacak, siz bunlarla doğrudan konuşabileceksiniz" çok daha güçlü bir argümandır.

Etkinlik Sonrası İletişimi Koparmak

Etkinlik bitti, para alındı, işim bitti — bu değil. Sponsor, etkinliğin başarılı olup olmadığını merak ediyor. Kendisinin sponsorluk bütçesine karşı ne kadar ROI elde ettiğini bilmek istiyor.

Etkinlikten 1-2 hafta sonra sponsor'a bir rapor gönder. Kaç kişi katıldı, sponsor'un booth'una kaç ziyaretçi geldi, sosyal medyada kaç kişi etkinlikleri gördü — bu detaylar önemli. Bu rapor, sonraki yıllarda aynı sponsor'la çalışma ihtimalini arttırır. Hatta o sponsor, başka sponsor adaylarına da seni tavsiye edebilir.

Beklentileri Spora Açık Tutmamak

Lansmanı çok idealistik şekilde planlarsan, gerçekle karşılaştığında sponsor'u hayal kırıklığına uğratırsın. Katılım sayısında %30 az oldu, o zaman sponsor'u bilgilendirmeliysin. Hatta etkinliğin başındaki takvimde, alternatif plan B'yi de haber vermelisin.

Sponsor, sürprizden hoşlanmaz. İletişimi açık tut, sorun varsa erken söyle.

Sponsor Seçimi İçin Hızlı Kontrol Listesi

• Sponsor'un hedef kitlesi, sizin kullanıcı profiliyle örtüşüyor mu?
• Etkinlik bütçesinin net dökümü var mı?
• Sponsor'a neler sunacağınızı somut şekilde sıraladınız mı?
• Bütün şartlar yazılı şekilde kaydedildi mi?
• Etkinlik sonrası rapor ve takip planı hazır mı?

Sıkça Sorulan Sorular

Küçük lansmanlar için sponsor bulunabilir mi?

Tabii. Sponsor büyüklüğü senin etkinlik büyüklüğüyle uyumlu olmalı. 100 kişilik bir lansmanı, yerel bir teknoloji şirketi sponsor olabilir. Beklentileri ayarla, o kadar.

Birden çok sponsor ile çalışırken dikkat edilecek en önemli şey nedir?

Her sponsor'a aynı görünürlük hakkını vermemelisin. Altın sponsor, gümüş sponsor'dan daha fazla yer alacak. Bunu baştan açık yap. Aksi takdirde kıskançlık çıkar.

Sponsor para ödedikten sonra etkinlikten vazgeçerse ne yapmalı?

Yazılı anlaşmada bu durum için şart koymalıydın. İptal yasağı ya da kısmı geri ödeme şartı. Ama yine de insan ilişkileri güzel tutmaya çalış. Sponsor'un durumunu dinle, belki erteleme yapabilirsiniz.